As 4 principais funções no Atlas são:
Administrador (a nível conta)
Proprietário (grupo de trabalho e conteúdo)
Membros (todos os usuários)
Convidados.
Nesse artigo você encontrará a definição de cada um deles, o que ele tem permissão de fazer com esse acesso.
Lembrando que: o Atlas foi criado com base de permissionamento granular, ou seja, o administrador da conta não precisa, necessariamente, ser proprietário em todos os grupos de trabalho. Assim como o proprietário do board, não precisa ser um administrador da conta.
Vamos entender as funções?
Empresa
Administrador: Sua responsabilidade é a gestão do portal, que envolve acessos dos usuários, trilha de auditoria, backup dos dados, configurações de segurança da conta, veja abaixo tudo que essa função pode fazer no Atlas.
Mais algumas funções abaixo:
Criar Boards / Projetos - Como criar um board?
Aprovar usuários para participar do Portal - Como aprovar um novo usuário no Atlas?
Definir outros administradores - Como definir um novo administrador no portal?
Desbloquear usuários - Como desbloquear um usuário?
Backup do portal - Como realizar o backup de administrador?
Trilha de auditoria - Entenda a função "Trilha de Auditoria"!
Permissionamento – Entenda a função de permissionamento!
Gerir pastas e arquivos no campo no campo “Pastas da Empresa” (Base de Conhecimento) - Conheça a nossa base de conhecimento!
Solicitar assinaturas no campo “Pastas da Empresa” (Base de Conhecimento) – Exclusivo Enterprise - Como solicitar assinatura de um documento na base de conhecimento?
Boards
Proprietário: É a pessoa responsável pela gestão desse grupo específico, ou seja, gerencia quem pode visualizar o conteúdo desse grupo (membros), cria o calendário de reuniões futuras, disponibiliza comunicações importantes e materiais normativos. Toda a rotina daquele grupo fica com a pessoa (ou pessoas) nessa função.
Mais algumas funções abaixo:
Criar reuniões - Como criar uma reunião?
Criar comunicados - Como criar um comunicado?
Definir novos Proprietários / Membros - Como adicionar proprietários no board?
Arquivar / Desarquivar Board - Como arquivar e restaurar um board arquivado?
Exportar Dados - Como exportar os dados do board?
Realizar Backup do Board - Como realizar o backup do board?
Editar Nome e Descrição do Board
Gerir pastas e arquivos no campo “Pastas do Board” (Base de Conhecimento) - Conheça a nossa base de conhecimento!
Solicitar assinaturas no campo “Pastas do Board” (Base de Conhecimento) – Exclusivo Enterprise -
Membro: É a pessoa no qual pode acessar os conteúdos vinculados ao board, visualizar e interagir com reuniões, comentando em pautas, votações e ações. Possui visibilidade do grupo de trabalho, estando ciente da ocorrência de reuniões e comunicados gerados pelos proprietários.
Mais algumas funções abaixo:
Visualizar as reuniões
Visualizar os comunicados
Comentar em pautas, ações e votações que tem permissão de ver - Como comentar e responder comentários dentro de pautas?
Visualizar e baixar documentos que tenha permissão de acessar - Como visualizar e baixar o material de uma reunião?
Votar e finalizar ações que foram solicitadas para ele
Assinar documentos que foram solicitados para ele – Exclusivo Enterprise - Saiba mais clicando aqui para eletrônica e aqui para digital!
Realizar Backup do Board - Como realizar o backup do board?
Criar pastas e subir arquivos no campo “Pastas do Board” (Base de Conhecimento) - Como adicionar arquivos dentro de uma pasta na base de conhecimento?
Projetos
Proprietário: É a pessoa responsável pela gestão do projeto, ou seja, gerencia quem pode visualizar o conteúdo desse grupo (membros), disponibiliza comunicações importantes e colabora com a organização e definição das ações para que o projeto seja concluído, possuindo total controle sob elas.
Mais algumas funções abaixo:
Criar reuniões - Como criar uma reunião?
Criar comunicados - Como criar um comunicado?
Definir novos Proprietários/Membros: Proprietários/membros
Arquivar / Desarquivar Projeto - Como arquivar e restaurar um projeto?
Gerar Relatório do Projeto - Como extrair relatório de projetos?
Realizar Backup do Projeto - Como realizar o backup de um projeto?
Editar Nome e Descrição do Projeto
Gerir pastas e arquivos no campo “Pastas do Projeto” (Base de Conhecimento) - Como adicionar arquivos dentro de uma pasta na base de conhecimento?
Adicionar novas colunas
Gerir colunas
Adicionar novas ações - Como criar uma ação em projetos?
Gerir ações
Membro: É a pessoa no qual pode acessar os conteúdos vinculados ao projeto, visualizar e interagir com as ações além de poder criá-las. Possui visibilidade do projeto, estando ciente do status das ações.
Mais algumas funções abaixo:
Visualizar as reuniões
Visualizar os comunicados
Adicionar novas ações - Como criar uma ação em projetos?
Gerir ações criado pelo mesmo
Realizar Backup do Projeto - Como realizar o backup de um projeto?
Gerir pastas e arquivos criados pelo mesmo, no campo “Pastas do Projeto” (Base de Conhecimento) - Como adicionar arquivos dentro de uma pasta na base de conhecimento?
RESUMINDO:
Sempre associe o proprietário à gestão do conteúdo, para facilitar o entendimento do que ele faz. Seja um proprietário do board, projeto, reunião, pauta ou votação, sua função será a de “gerenciar” o conteúdo específico. Logo, ele poderá criar, editar, excluir, o conteúdo específico.
Recomendamos que a conta tenha 2 ou mais administradores, assim como os grupos de trabalho (board ou projeto) tenham 2 ou mais proprietários. Assim vocês não ficam dependentes de pessoas para processos executados por essas funções.
Ações
Criador: é a pessoa que solicitou a ação para si mesma ou outra pessoa do grupo de trabalho que o conteúdo está. Essa pessoa poderá acompanhar essa ação via Outbox e será notificada quando a ação for finalizada.
Mais algumas funções abaixo:
Editar título, descrição, responsável, inscritos, prazo de entrega e status - Como editar dados de uma ação?
Deletar a ação
Finalizar a ação
Adicionar checklist - Como criar um checklist para acompanhar uma ação?
Enviar comentários
Anexar documentos - Como incluir anexos em uma ação?
Deletar documentos
Editar a visualização do conteúdo (chave verde) - Como tirar ou conceder a permissão de visualização da ação?
Reenviar a ação (lembrete de pendência) - Como reenviar notificação de uma ação pendente?
Responsável: essa é a pessoa que irá executar a ação solicitada. Ela poderá encontrar essa pendência em sua Inbox e é notificado no momento que a ação é criada.
Mais algumas funções abaixo:
Editar título, descrição, responsável, inscritos e status - Como editar dados de uma ação?
Adicionar checklist - Como criar um checklist para acompanhar uma ação?
Deletar a ação
Finalizar a ação
Enviar a ação para revisão
Enviar comentários
Anexar documentos - Como incluir anexos em uma ação?
Deletar documentos adicionados por ele
Inscrito: essa pessoa é uma colaboradora na ação ou precisa ser avisada sobre a sua finalização. Ela receberá notificação por e-mail quando a ação for finalizada.
Mais algumas funções:
Enviar comentários
Anexar documentos - Como incluir anexos em uma ação?
Deletar documentos adicionados por ele
Reuniões
Proprietário: Possui como principal responsabilidade o controle da reunião, podendo editar detalhes – (Como por exemplo, que dia e horário ocorrerão, ou quem participará) - criar e editar ordem das pautas, criar votações e anexar Ata.
Mais algumas funções abaixo:
Definir novos Proprietários / Participantes / Convidados - Como adicionar ou alterar os proprietários da reunião?
Criar pautas - Como criar pautas?
Criar votações - Como criar uma votação?
Criar Ações - Como criar uma ação?
Editar ordem das pautas - Como alterar a ordem das pautas?
Editar detalhes da reunião - Como editar os dados de uma reunião criada?
Avançar e retroceder status de reunião
Anexar e visualizar Ata da reunião - Como anexar uma ata pronta dentro do Atlas?
Solicitar assinaturas da Ata da reunião – Exclusivo Enterprise - Como solicitar a assinatura de Ata?
Participante: É a pessoa que recebe o convite para participar da reunião, atualizações de invite caso haja alguma alteração, avisos de convocação quando as pautas estão definidas, e, o aviso de quando a Ata é publicada.
Mais algumas funções abaixo:
Assinar Atas solicitadas a ele – Exclusivo Enterprise - Assinatura eletrônica/ Assinatura Digital
Convidado: É a pessoa externa que participará da reunião como ouvinte. Recebe o compromisso na agenda com o link da videoconferência para participar.
A função Convidado é destinada a participantes que irão acessar apenas uma reunião ou uma pauta específica, sem acesso à plataforma ou aos materiais publicados. Convidados não visualizam documentos, conteúdos, histórico ou qualquer informação interna, recebem exclusivamente um link de participação por e-mail.
Existem dois tipos de convidados:
O convidado da reunião (acesso durante todo o período da reunião).
O convidado de pauta, o acesso é limitado exatamente ao tempo definido para aquela pauta. Por exemplo, se a reunião ocorre das 10h às 12h e a pauta acontece das 10h às 10h30, o convidado poderá participar somente nesse intervalo.
Importante: O convidado não possui acesso à plataforma, documentos, conteúdos ou histórico da reunião. Sua participação ocorre exclusivamente por meio do link enviado por e-mail, respeitando o período para o qual foi convidado.
Veja também:
Manual de uso: Diretores e Proprietarios
Manual de uso: Membros e Diretores
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